Aanbesteden, succesfactor of doel voorbij?

Posted on 27 februari, 2018 door marc fahrner

Tags:

We gaan aanbesteden!

Bij het zoeken naar nieuwe facilitaire oplossingen, veelal met raakvlak aan ICT en bijna altijd kapitaalintensief, komt al snel het begrip "aanbesteden" om de hoek kijken. Maar hoe logisch is dit eigenlijk? Is aanbesteden altijd de manier om als organisatie de beste oplossing te krijgen?  Of belangrijker nog, het fijnste nieuwe partnership te krijgen of het bestaande te behouden? In deze blog gaan we hier dieper op in.

Geschiedenis

Om een stukje geschiedenis willen we niet heen. Waarom is "aanbesteden" ook alweer in het leven geroepen? Daarvoor gaan we ver terug. In 1815 werd er al een vorm van aanbesteden ingevoerd door de overheid. Belangrijk is dat deze vorm van inkoop primair bedoeld was om bijvoorbeeld bij gunning corruptie van ambtenaren tegen te gaan en integriteit en kansen van uiteenlopende aanbieders te borgen. Daarnaast groeide de invloed van Brussel. Zo ontstonden Europese Aanbestedingen. Een overheidsinstelling hoeft, afhankelijk van het soort product of dienst, overigens pas boven de €144.000,- Europees aan te besteden.

contract.jpeg#asset:1510

Overheid en transparantie

De overheid is een interessante opdrachtgever. Zij zal niet snel failliet gaan, hetgeen in de regel correcte betaling betekent. Maar zij doet dit met ons belastinggeld. Dus dienen vriendjespolitiek en buitenproportionele uitgaven te worden voorkomen. Hiertoe wordt het inkoopproces gegoten in objectieve, meetbare criteria. Iedereen kan inschrijven en aanbieders moeten voldoen aan de eisen. Met een heldere puntentoekenning wordt de gunning objectief vastgesteld.

De wet- en regelgeving is door de jaren heen gemoderniseerd. De traditionele vorm, EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving), kent beperkingen bij systeeminvesteringen, waarbij meerdere wegen naar Rome kunnen leiden. Aanbieders moesten hun creativiteit kunnen laten zien. Zo ontstonden BVP (Best Value Procurement)- trajecten. Een aanbestedende dienst richt zich op het definiëren van doelstellingen, waarbij de aanbieder meer vrijheid krijgt bij de invulling ervan. Een "kansendossier" geeft leveranciers de mogelijkheid zelf kansen te benoemen met een voorgestelde invulling. Hieraan worden punten toegekend. Analoog is er een "risicodossier", waarbij de inschrijver zelf knelpunten benoemt en de wijze waarop hij aangeeft deze te kunnen managen.

Van publieke naar private omgevingen

De doelstelling om aankopen door de overheid eerlijk en transparant te laten verlopen, snappen we. Hoewel er zelfs dan nog best wat mis kan lopen. Denk aan de recente aanbesteding voor de nieuwe dienstauto's van de Nationale Politie.

Aanbestedingen hebben echter ook aantrekkingskracht op de private sector en adviesorganisaties. "Aanbestedingen" zijn een markt op zich, waarin veel geld omgaat. Dit "onderhands" of "openbaar" aanbesteden wordt steeds vaker toegepast. Het geeft een (inkoop)projectteam immers een prettig houvast wanneer bij evaluatie of het afleggen van interne verantwoording, gerefereerd kan worden aan een uniform gevolgd en gedocumenteerd proces. 

Schiet je doel niet voorbij

Aanbesteden is in de basis geen verkeerde keuze. Maar we zien het steeds vaker bij relatief kleine projecten worden toegepast. Veelal begeleid door een externe adviseur. En daar zien wij het middel haar doel doel regelmatig voorbijschieten. Aanbesteden is geen blauwdruk voor succes.

Soms wordt er echt met een raket op een mug geschoten. Waar wij als leverancier dan aan moeten voldoen om enkele kassa's met backoffice te kunnen offreren...; een waslijst aan functionaliteiten, passend bij een multi national, ISO, Nen, jaarrekeningen, cv's van de projectleiding en certificaten van technici; inrichten van een POC (Proof of Concept), presentaties en visies door meerdere disciplines en zo kan ik even doorgaan. An sich is daar niks mis mee, we kunnen het prima. Maar bij een orderwaarde van, zeg, € 20.000,-- is de verhouding weleens zoek. Het duurt langer en het wordt duurder. Voor klant èn leverancier.

Bij een aanbesteding staat, onbedoeld, niet altijd de klant centraal

Er is niks mis met een goede "click"

Wat is er niet professioneel aan het zelf zoeken naar of juist het handhaven van een partnership met een leverancier die de materie bewezen snapt? En het samen met deze partner komen tot een heldere propositie? Waarom zou een investeringsbeslissing moeten stoelen op afstandelijke criteria? Wat kost een externe adviseur? Hoe selecteer je die eigenlijk? Het gebeurt regelmatig dat wij een aanbesteding onder ogen krijgen waar de tekst een hele andere klantnaam bevat.....

Bovendien houdt een aanbesteding niet altijd rekening met de effecten en kosten die het inbrengen van een nieuw systeem en leverancier hebben op je overige bedrijfsvoering. We spreken regelmatig facilitaire managers en medewerkers die uitstekend tevreden zijn over oplossingen en service, maar bij vernieuwing balend aangeven: "We willen gewoon met Quarto door, maar moeten eerst aanbesteden...". Om dan, maar wel maanden later, alsnog ons voorstel te mogen implementeren. Dan zijn we weliswaar trots dat we het traject weer weten te winnen, maar er blijft het gevoel dat het eenvoudiger, goedkoper en aanzienlijk sneller had gekund.

Houd je beoogde doelstellingen goed vast en kies de juiste aanpak

Kies de juiste inkoopmethode

Aanbesteden helpt bij de vorming van een objectief oordeel. Bij een omvangrijke systeeminvestering, met een grote impact op je dagelijkse bedrijfsvoering, gasten en medewerkers is het zeker zinvol om, met een goede adviespartner, hiervoor te kiezen. 

Maar creëer geen schijnzekerheid! Durf bij geringere investeringen te vertrouwen op je competenties en gevoel als inkoper, facilitair manager of interne taskforce. Maar gebruik ook de kennis en ervaring van een leverancier. Je voelt het echt wel als deze of diens systeem niet bij je past. Een goede partner begrijpt dat het om de lange termijn moet gaan. 

Ons advies voor dergelijke trajecten? Definieer je vraagstelling zorgvuldig. Google op internet en bezoek een beurs. Vraag bij collega- organisaties en LinkedIn-connecties naar ervaringen. Kom zo tot een short-list van potentiële leveranciers. Maak met enkele van hen kennis. Biedt ruimte voor invulling en meedenken. Vaak ontstaat daaruit de beste click en een uitstekende basis voor jaren partnerschap!